Atsargų perteklius – tai ta atsargų dalis, kuris nepadeda verslui uždirbti daugiau. Priešingai – perteklius įšaldo įmonės pinigus, kuriuos galėtų skirti kitų svarbių TOP prekių pirkimui, verslo plėtrai ir pan. Taigi pertekliaus mažinimas turėtų būti viena iš prioritetinių efektyvaus atsargų valdymų dalių, kadangi perteklinių atsargų mažinimas gali atlaisvinti pinigus, sumažinti sandėliavimo ir atsargų senėjimo riziką bei pagerinti apyvartinių lėšų valdymą. Tačiau ne visada aišku, ar prekė yra perteklinė ar ne. Beveik visos įmonės gali atpažinti nelikvidžias prekes, tas kurios sėdi sandėlyje metų metus ir negali būti parduotos. Perteklinės atsargos nėra tokios akivaizdžios, kaip gali atrodyti iš pirmo žvilgsnio, todėl viena pirmųjų klaidų, kurias daro įmonių vadovai – pradeda mažinti visas atsargas. Ir sumažinus netinkamas atsargas, greitai gali atsirasti prekių trūkumų, prarastų pardavimų, skubių pirkimų ir gamybos sutrikimų.

Sėkmingas atsargų mažinimo procesas reiškia, kad reikia vertinti prekes skirtingai ir jas atskirti į tinkamas bei netinkamas. Tuomet apsaugomos atsargos, kurios reikalingos pardavimams ir veiklai, mažinami būsimi papildymai ten, kur paklausa sumažėjo, ir numatomi aiškūs veiksmai atsargoms, kurios nebeturi realios verslo paskirties.

Kodėl atsargų mažinimas dažnai sukelia reikalingų prekių trūkumus?

Daugelis atsargų mažinimo iniciatyvų prasideda nuo vieno išsikelto tikslo, t.y sumažinti atsargas nustatytu procentu arba atlaisvinti konkrečią pinigų sumą.

Toks sprendimas trumpuoju laikotarpiu gali pagerinti finansinius ir atsargų rodiklius, tačiau jis nepasako, kurias atsargas galima saugiai mažinti. Proporcingas atsargų mažinimas gali paliesti ir kritinius gamybos komponentus, greitai parduodamas prekes bei strategiškai svarbias prekes klientams, kartu su iš tiesų perteklinėmis atsargomis.

Tuomet pirminis planas gali sukelti papildomų sąnaudų. Įmonė gali atlaisvinti dalį pinigų iš atsargų, tačiau vėliau prarasti pajamas dėl trūkstamų prekių, mokėti daugiau už skubius užsakymus ir brangų transportą arba susidurti su gamybos vėlavimais, nes pritrūko svarbaus komponento.

Atsargų valdymas ir mažinimas turi būti siejamas su konkrečios prekės vaidmeniu versle. Atsargos, kurios užtikrina jūsų pelningus pardavimus, klientų įsipareigojimus ir gamybos tęstinumą, turi būti išlaikomos jų nemažinant. Pinigai turėtų būti atlaisvinamas iš lėtai judančių, dubliuojamų, netinkamoje vietoje laikomų, senstančių arba komerciškai nebereikalingų atsargų. Ir tai padaryti yra be galo sunku. Jei vadovai iškėlė tikslą atlaisvinti tam tikrą procentą apyvartinių lėšų iš atsargų, iš ko lengviausiai tai padaryti? Žinoma, kad iš prekių, kurios yra parduodamos. Kai tuo tarpu su lėtai judančiomis prekėmis reikia atskiro plano ir tikrai intensyvių veiksmų, kad jos būtų parduotos. Ir svarbiausia, šie veiksmai nebus atlikti per trumpą laiką. Vis dėlto tai yra tai, ką jūs turite daryti – atlaisvinti pinigus iš perteklinių atsargų.

Pirmiausia sustabdykite būsimo pertekliaus susidarymą

Greičiausias būdas pagerinti investiciją į atsargas – neleisti įmonei sukaupti dar daugiau pertekliaus. Jau sandėlyje esančias perteklines atsargas gali reikėti parduoti, perkelti, grąžinti, nukainoti, komplektuoti ar palaipsniui išimti iš asortimento. Kaip ir minėjome anksčiau, tam dažnai reikia laiko. Tačiau būsimus pirkimus galima koreguoti iš karto, kai įmonė mato, kad paklausa mažėja arba kad pirminė atsargų pirkimo priežastis dingo.

Tai ypač svarbu, kai:

• pasibaigė akcija, sezonas, konkursas ar kliento projektas;
• prekė keičiama kita arba išimama iš asortimento;
• paklausa nuosekliai mažėjo per kelis papildymo ciklus;
• tiekimo laikas sutrumpėjo;
• atsirado alternatyvių tiekimo šaltinių;
• turimos atsargos jau pakankamai padengia numatomą paklausą;
• papildymo parametrai paremti istoriniu, o ne dabartiniu vartojimu.

Būsimo papildymo mažinimas ar stabdymas nereiškia, kad įmonė atsisako prekės. Tai reiškia, kad ji nebedidina atsargų, kol įvertina jau turimą kiekį ir tikėtiną ateities poreikį.

Šis skirtumas svarbus. Įmonė gali pradėti taupyti apyvartines lėšas iš karto, net jei jau sukaupto pertekliaus realizavimas užtruks ilgiau.

Keturi veiksmai vietoje vieno bendro atsargų mažinimo tikslo

Praktinį atsargų mažinimo procesą verta organizuoti pagal keturis veiksmus: apsaugoti, perskirstyti, mažinti ir realizuoti.

Apsaugokite atsargas, kurios palaiko pardavimus ir veiklą

Dalį atsargų būtina išlaikyti arba net padidinti, nes jos užtikrina pelningą srautą. Tai greitai judančios prekės, didelę apyvartą generuojantys produktai, kritiniai gamybos komponentai, prekės, susijusios su svarbiais klientų įsipareigojimais, ir prekės, kurių tiekimo laikas ilgas arba nepatikimas.

Šių prekių mažinimas vien dėl to, kad jos prisideda prie bendros atsargų vertės, gali sukelti būtent tuos trūkumus, kurių įmonė siekia išvengti.

Tinkamas sprendimas yra išlaikyti pakankamą kiekį realiai paklausai ir tiekimo rizikai padengti, kartu reguliariai peržiūrint atsargų buferį, kai sąlygos keičiasi.

Perskirstykite jau turimas atsargas

Vienoje vietoje įmonė gali turėti perteklių, o kitoje – tos pačios prekės trūkumą. Perkant papildomas atsargas vietiniam trūkumui padengti, įšaldoma dar daugiau pinigų, nors įmonė galbūt jau turi reikalingą kiekį savo tinkle.

Atsargų perkėlimas tarp vietų gali padengti prekių trūkumą nedidinant bendro atsargų kiekio. Jis taip pat gali sumažinti skubių pirkimų poreikį ir padėti išvengti nereikalingų užsakymų tiekėjams.

Tam būtinas matomumas SKU ir vietos lygiu. Bendras įmonės atsargų kiekis gali atrodyti pakankamas, tačiau tikroji problema dažnai slypi tame, kad reikiama prekė nėra ten, kur susidaro paklausa. Dar reikėtų papildyti, jog netinkamo prekių paskirstymo tinkle galima apskirtai išvengti centralizavus vidinį tiekimą iš centrinio sandėlio, jei tokia galimybė yra. Tokiu atveju didžiausias atsargų kiekis bus palaikomas centriniame sandėlyje, ir į pardavimo/ gamybos taškus prekės bus skirstomas pagal realų poreikį toje vietoje.

Mažinkite nuolatinio pertekliaus papildymą

Kai kurios prekės ir toliau papildomos, nors jų atsargų kiekis jau yra didelis, palyginti su dabartiniu vartojimu. Taip gali nutikti dėl istorinių užsakymo parametrų, fiksuotų min-max lygių, neatnaujintų paklausos prielaidų ar pirkimo įpročių, kuriuos lemia tiekėjo sąlygos, o ne realus poreikis.

Tokioms prekėms pirmiausia reikia mažinti būsimus užsakymus. Įmonė turėtų peržiūrėti reikalingą atsargų lygį, tiekimo laiką, užsakymo kiekį ir pačios prekės komercinį vaidmenį.

Būtent čia atsargų mažinimas tampa tvarus. Jei nepakeičiama atsargų valdymo ir papildymo logika, įmonė gali šiandien realizuoti perteklių, o vėliau jį vėl sukaupti.

Realizuokite atsargas, kurios nebeturi perspektyvos

Ne visas atsargas galima suvaldyti vien pakeitus būsimą papildymą. Nelikvidžioms, pasenusioms, sugadintoms, išimtoms iš asortimento ar po projekto likusioms prekėms gali prireikti aiškaus realizavimo sprendimo.

Priklausomai nuo prekės, tai gali reikšti:

• perkėlimą į vietą, kurioje yra paklausa;
• pardavimą kitu kanalu;
• komplektavimą su kita preke;
• kainos koregavimą;
• išpardavimo organizavimą;
• grąžinimą tiekėjui;
• panaudojimą kitai paskirčiai;
• prekės išvedimą iš asortimento ir išpardavimą;
• nurašymą, kai vertės atgavimas neberealus.

Tokio požiūrio vertė nėra vien galimybė atgauti dalį pinigų. Jis taip pat neleidžia senoms atsargoms nuolat likti ataskaitose be atsakingo asmens ir konkretaus veiksmo bei užimti sandėliavimo vietą ir eikvoti kitus atsargų administravimo resursus.

Peržiūrėkite tiekėjų sąlygas prieš mažindami atsargas aklai

Tiekėjų sąlygos dažnai lemia atsargų lygį labiau, nei įmonės iš pradžių pastebi. Minimalūs užsakymo kiekiai, kiekio nuolaidos, pilnų palečių reikalavimai, konteinerių užpildymas, pristatymo grafikai ir nemokamo pristatymo ribos gali paprastai skatina įmones pirkti daugiau, nei joms reikia artimiausiu laikotarpiu.

Toks pirkimas gali sumažinti vieneto kainą, bet padidinti bendrą atsargų laikymo kainą. Papildomos atsargos įšaldo pinigus, užima sandėliavimo vietą, didina administravimo darbų kiekį ir senėjimo bei pasenimo riziką. Jos taip pat gali neleisti įmonei tuos pačius pinigus panaudoti greičiau judančioms prekėms.

Prieš priimant sprendimą dėl didesnio pirkimo, verta įvertinti:

• kiek laiko papildomas kiekis tikėtina bus laikomas sandėlyje;
• ar tiekėjo nuolaida viršija papildomų atsargų laikymo finansinę kainą (kuri dažniausiai sudaro iki 10% atsargų vertės);
• ar galima padidinti pristatymo dažnumą;
• ar galima persiderėti dėl minimalaus užsakymo kiekio;
• ar užsakymus galima konsoliduoti tarp kelių vietų;
• ar alternatyvūs tiekėjai galėtų sumažinti tiekimo riziką ir reikalingus atsargų buferius.

Mažiausia pirkimo kaina nebūtinai reiškia mažiausią tiekimo kainą. Šiek tiek didesnė vieneto kaina gali būti finansiškai naudingesnė, jei ji leidžia pirkti arčiau realaus vartojimo ir išlaikyti daugiau laisvų apyvartinių lėšų.

Stebėkite prekių prieinamumą mažėjant atsargoms

Atsargų mažinimą reikia vertinti kaip veiklos procesą, o ne vien finansinį rezultatą. Mažesnė atsargų vertė yra teigiamas rezultatas tik tada, kai išlieka apsaugotas prieinamumas, klientų aptarnavimas ir gamybos rezultatai. Jei mažėjant atsargoms didėja trūkumų, skubių užsakymų ar brangaus transporto skaičius, įmonė gali mažinti netinkamas atsargas arba sumažinti jų lygį žemiau to, kuris būtinas paklausai aptarnauti.

Atsargų mažinimo iniciatyvos metu komandos turėtų ypač stebėti:

• svarbiausių prekių prieinamumą;
• pasikartojančius prekių trūkumo modelius;
• prarastus pardavimus ar vėluojančius klientų užsakymus;
• skubius pirkimus ir brangų transportą;
• tiekimo laiko pokyčius ir pristatymų patikimumą;
• paklausos pokyčius pagal prekę ir vietą;
• atsargų perkėlimus tarp vietų;
• lėtai judančių ir nelikvidžių atsargų vertę;
• atsargų laikymo dienas ir apyvartumą, vertinamus kartu su prieinamumu.

Atsargų apyvartumas gali atrodyti pagerėjęs vien dėl to, kad atsargų kiekis sumažėjo. Todėl šį rodiklį būtina vertinti kartu su klientų aptarnavimo ir prekių prieinamumo rodikliais. Mažesnė atsargų vertė nėra pagerėjimas, jei ji lemia prarastus pardavimus ar nestabilią gamybą.

Dinaminiai buferiai padeda saugiau mažinti atsargas

Atsargų buferis yra kiekis, reikalingas prekių prieinamumui apsaugoti papildymo metu. Jis atspindi dabartinę paklausą ir realias tiekimo sąlygas. Kai paklausa nuosekliai auga, tiekėjo nepatikimumas didėja, ilgėja tiekimo terminai, gali reikėti didesnio buferio. Kai paklausa mažėja, tiekimas tampa patikimesnis arba atsargų lygis ilgą laiką išlieka per didelis, buferį gali reikėti mažinti.

Tai ypač svarbu mažinant atsargas. Nekintantis atsargų tikslas gali sumažinti prekių kiekį netinkamoje vietoje arba netinkamu metu. Dinaminiai buferiai padeda atskirti atsargas, kurioms reikalinga didesnė apsauga, nuo atsargų, kurioms nebereikia tokios pačios investicijos.

Kaip StockM padeda efektyviau valdyti atsargas?

StockM atsargų valdymo sistema padeda valdyti atsargas remiantis dinaminio buferio valdymo metodika. Tai reiškia, kad atsargos valdomos pagal realų suvartojimą ir buferiai dinamiškai kinta keičiantis paklausai. Taigi jei prekės paklausa sumažėjo, atsargų buferiai taip pat mažėja ir tokiu būdu užkertamas kelias pertekliaus kaupimuisi.

Kiekvienam SKU ir vietai sistema nustato atsargų buferį bei koreguoja jį pagal pasikartojančius realaus vartojimo pokyčius. Jei paklausa nuosekliai mažėja, gali mažėti ir rekomenduojamas atsargų lygis. Tai sumažina riziką toliau pildyti prekes pagal jau pasikeitusio sezono, akcijos, projekto ar paklausos modelio prielaidas.

Reguliarus papildymas pagal tiekimo grafiką taip pat padeda natūraliai palaikyti mažesnį atsargų lygį. Užuot laukus, kol atsargos pasieks fiksuotą minimalų lygį, ir tuomet pildžius jas iki fiksuoto maksimalaus lygio, prekės gali būti papildomos dažniau pagal kiekį, reikalingą iki kito tiekimo ciklo.

Sistema kasdien nukreipia dėmesį į svarbiausius veiksmus. Tiekimo skyriaus komanda gali pirmiausia spręsti prekių trūkumo riziką, vietas, kuriose kyla trūkumo problemų, nuolatinį perteklių turinčias prekes ir pozicijas, kurių paklausa reikšmingai neatitinka turimo atsargų kiekio.

Tai leidžia darbuotojams mažiau laiko skirti rutininiam stebėjimui ir daugiau sprendimams, kurie gerina atsargų valdymą: deryboms su tiekėjais, užsakymo kiekių peržiūrai, asortimento sprendimams, alternatyvių tiekėjų paieškai, išpardavimo ar realizavimo planavimui.

Mažinkite atsargų vertę nemažindami įmonės galimybių

Atsargų mažinimo sėkmė turėtų būti vertinama ir pagal įmonės gebėjimą proceso metu išlaikyti prekių prieinamumą, apsaugoti pardavimus ir užtikrinti gamybos tęstinumą.

Geriausi rezultatai pasiekiami tada, kai įmonė neleidžia susidaryti naujam pertekliui, išlaiko atsargas, kurios saugo pelningą srautą, mažina papildymą ten, kur paklausa sumažėjo, ir aktyviai sprendžia atsargų, kurios nebeturi perspektyvos, klausimus. Taip atlaisvinamos apyvartinės lėšos, kartu išsaugant tas verslo galimybes, kurias atsargos ir turi apsaugoti.